Spendrups

Виходимо за рамки, щоб створювати ще більш потужні рішення з Exstream

Spendrups – найбільша шведська пивоварна компанія, давній користувач StreamServe, яка використовує Infor M3 в рамках своєї корпоративної системи управління документами. Один із додатків Spendrups потребував створення складних пакетів документів і надання можливості редагування окремих документів для бізнес-користувачів – проект був реалізований спільно з Doctricks, партнером Opentext.

У рамках цифровізації Spendrups використовує дані M3 для створення сучасних додатків, які краще підтримують бізнес. Варіант використання, про який йде мова, коли додаток повинен був об’єднати документи і зробити їх редагованими, здавався хорошим кандидатом для Exstream StoryBoard (колишній Composition Center) і Retouch (колишній Adhoc). Кейс був затверджений з компанією за допомогою невеликого рішення для перевірки концепції (POC). Усе спрацювало, як очікувалося, і проект було запущено.

Використання Storyteller та сторібордів з ReTouch

Пакет документів, який потрібно було створити, включав більше десяти різних і досить складних документів, які потрібно було об’єднати в певному порядку в загальний PDF-файл. Загальна кількість сторінок могла сягати понад 100, залежно від того, які документи були включені та які саме дані були надані з М3.

Петрус Неслунд (Petrus Näslund), архітектор рішень Doctricks, каже, що завдяки використанню потужних функцій Storyteller та StoryBoard, команда змогла швидко створити тему, яку можна було використати для створення редагованого документа в Retouch.

– Користувач може натиснути кнопку в вихідному додатку, щоб створити документ в Exstream і відкрити його для редагування в Retouch. Пізніше цей документ може бути переглянутий у Retouch іншим користувачем і, після завершення роботи, створений у форматі PDF і надісланий кінцевому одержувачу. Водночас він також зберігався в архіві Exstream Collect, розповідає Петрус

Нові потреби

Спочатку, під час тестування користувацького досвіду, все виглядало добре, розповідає Хокан Віргарт, розробник CCM у Spendrups.

– Але через пару тижнів тестування виявилося, що те, що було описано в кейсі використання і підтверджено в POC, не було тим, що насправді потрібно бізнесу. – каже Хокан

Виявилася реальна потреба:

“Ми хочемо мати можливість редагувати практично будь-який текст, в будь-якому місці, в будь-якому документі. І ми також хочемо мати можливість включити будь-який інший зовнішній документ у будь-якому форматі (Word, Excel, PDF, зображення) в будь-яке місце в остаточному PDF-файлі, яке ми вирішимо”

Задовольнити вимоги за допомогою Retouch було вже неможливо. Спочатку команда думала про перехід на інші модулі платформи Exstream, такі як Exstream designer, Content Author та Empower. Вони б впоралися з більшістю нових вимог. Але у Spendrups не було ліцензій на ці модулі – і їх вибір, окрім значних інвестицій у ліцензію, означав би зміну інструментів розробки. Така зміна вимагала б навчання для внутрішніх розробників Spendrups, щоб вони могли підтримувати рішення в майбутньому.

Як бути?

– Ми вже витратили час на розробку документів і логіки в Storyteller і StoryBoard. Ми запитали себе, чи можна якось підтримувати цей розвиток, забезпечуючи необхідну функціональність і не вкладаючи занадто багато часу та грошей, – говорить Хокан Віргарт

Команда знову повернулася до головної мети:

“Відкрити сервіс в Exstream для додатку, щоб можна було створювати різну кількість документів, використовуючи дані з M3 і зі складною логікою. Бізнес-користувач повинен мати можливість редагувати будь-який контент, додавати нові зовнішні документи та визначати внутрішній порядок документів. Результатом має бути єдиний PDF-файл, який надсилається зовнішньому одержувачу обраним каналом і зберігається в архіві Exstream Collect.”

Мислення поза рамками Exstream

Проблемною ланкою в поточному дизайні було повне редагування створених документів, а також додавання нових документів.

– Отже, що, якщо ми залишимо Exstream лише процес створення документів, а редагуванням документів та додаванням зовнішніх документів займатимуться інші інструменти? І якщо так, то які інструменти можна використовувати для цього? – запитує Хокан

Spendrups, як і багато корпорацій сьогодні, мають Office365 як частину своєї інфраструктури, і більшість бізнес-користувачів знайомі з Word для редагування документів та Sharepoint для документообігу. Чи можна їх використовувати в цьому випадку? Звісно, можна!

– Exstream має можливість виводити документи у форматі .docx (Word). Все, що було потрібно – це незначні зміни в існуючих процесах Storyteller і зміна драйвера виводу з PDF на .docx, після чого документи можна було повністю редагувати у Word, – каже Хокан

Зберігання у Sharepoint

Наступним кроком було зберігання документів у Sharepoint. Exstream надає чудові функціональні можливості для інтеграції, і було створено спеціальне розширення, яке дозволяє завантажувати документи з Exstream до Sharepoint.

З попереднім розширенням компанія отримала можливість створювати та повністю редагувати свої складні документи. Вони також могли додавати будь-які зовнішні документи, просто скинувши їх у папку файлів Sharepoint, а також керувати внутрішньою послідовністю документів.

Завершальний крок

Останнім кроком було надання можливості створити об’єднаний розповсюджуваний PDF-файл з усіх документів у папці справи Sharepoint і зберегти його в Exstream Collect.

– Ми використали Microsoft Power Automate для створення потоку, який запускається користувачем у вихідному додатку, і який генерує єдиний PDF-файл з усіх завершених документів у Sharepoint. Цей PDF зберігається та індексується в архіві Collect за допомогою звернення до Exstream RESTful API, говорить Хокан.

Отримуйте задоволення від роботи з Exstream – і не бійтеся іноді виходити за рамки того, що він пропонує сам по собі, щоб отримати найкраще рішення.

Дізнайтеся більше про наші рішення

ЗВ'ЯЖІТЬСЯ З НАМИ